Tổng đài cho trường học, trung tâm giáo dục không còn là điều xa lạ nữa, các trường quốc tế, trung tâm giáo dục chuyên nghiệp ngoài việc dạy dỗ học sinh thì việc liên hệ giữ ban giám hiệu nhà trường với các phụ huynh, họ sinh là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp trường học có thể phát triển. Dưới đây là một số mẹo hữu ích trong việc xây dựng cuộc gọi đến cho hệ hống tổng đài cho trường học.
Triển khai mạng truyền thông K-12 – Tổng đài cho trường học
Mạng lưới thông tin liên lạc là một trong những phần quan trọng nhất của cơ sở hạ tầng đối với bất kỳ cơ sở giáo dục nào. Phụ huynh, giáo viên, quản lý, và đôi khi thậm chí cả học sinh dựa vào mạng này để cập nhật thông tin và hiệu quả. Phạm vi người dùng rộng rãi của trường làm cho mạng phức tạp hơn khi so sánh với các mạng khác. Điều quan trọng là phải tạo chiến lược cuộc gọi đến trước khi triển khai giải pháp truyền thông hợp nhất để đảm bảo rằng quá trình liên lạc được dễ dàng và hợp lý hóa cho tất cả mọi người tham gia. Tiếp tục đọc để tìm hiểu 4 mẹo sẽ giúp bạn tạo ra một chiến lược tổng đài cho trường học, tổng đài trung tâm giáo dục hoàn hảo cho phụ huynh, nhân viên và cả học sinh.
1. Số quay gọi trực tiếp
Quay số trực tiếp (DID) là một trong những cách tốt nhất để giúp hướng dẫn luồng cuộc gọi đến từ phụ huynh, văn phòng và các tổ chức khác.
DID là một số ảo có thể được sử dụng để chỉ định một nhân viên hoặc gọi nhóm một số trực tiếp. Đây là một cách tuyệt vời để cung cấp đường truyền trực tiếp cho những người dùng hoặc nhóm người dùng sau:
Quản lý nhà trường – Phụ huynh có thể báo cáo sự vắng mặt và cập nhật thông tin về các sự kiện của trường một cách nhanh chóng và dễ dàng
Hiệu trưởng – Văn phòng học khu và nhân viên trường học có thể dành ít thời gian hơn để cố gắng kết nối với hiệu trưởng và nhiều thời gian hơn để cộng tác
Cố vấn – Cung cấp đường dây nóng cho những học sinh đang cảm thấy bị bắt nạt hoặc yêu cầu hướng dẫn học tập
Trong một triển khai tập trung kết nối toàn bộ khu học chánh thành một mạng, DID cũng có thể được sử dụng để cung cấp cho mỗi trường một số duy nhất.
2. Phản hồi giọng nói tương tác
Khi các cuộc gọi đến qua đường dây chính của trường, IVR có thể được sử dụng để định hướng luồng các cuộc gọi đó một cách thích hợp mà không cần sự tương tác trực tiếp của nhân viên. Điều này cho phép ban quản trị dành ít thời gian hơn để quản lý các cuộc gọi và nhiều thời gian hơn để quản lý các hoạt động của trường học hoặc khu học chánh. Các cuộc gọi trong ví dụ này có thể được chuyển đến bất kỳ phần mở rộng DID nào đã nói ở trên hoặc đến các phòng ban khác trong tổ chức không yêu cầu DID riêng của họ nhưng các cuộc gọi bên ngoài cần có thể truy cập được. IVR cũng là một cách lý tưởng để nhanh chóng định tuyến các cuộc gọi từ văn phòng trung tâm của khu học chánh đến bất kỳ trường học riêng lẻ nào trong mạng lưới.
3. Các mẫu cuộc gọi đến lưu lượng truy cập trực tiếp
Các mẫu cuộc gọi có thể được sử dụng để tự động xác định xem cuộc gọi đến có phải đến từ nguồn nội hạt, quốc gia hay quốc tế hay không và chuyển hướng cuộc gọi cho phù hợp. Dựa trên nguồn gốc của chúng, các cuộc gọi này có thể được chuyển đến các IVR, hàng đợi cuộc gọi hoặc tiện ích mở rộng cụ thể trong một trường học. Ví dụ, một khu học chánh có thể đảm bảo rằng tất cả các cuộc gọi từ mã vùng địa phương của cộng đồng của họ được nhân viên tiếp tân trực tiếp nhận trực tiếp hoặc được gửi đến hàng đợi cuộc gọi có mức độ ưu tiên cao. Các cuộc gọi đến từ mã vùng địa phương thường là phụ huynh, doanh nghiệp địa phương hoặc nhân viên đảm bảo thời gian phản hồi nhanh hơn.
4. Mạng tập trung, mạng có khả năng bị lỗi
Mạng thông tin liên lạc của học khu thường được tạo thành từ một số trường được liên kết với nhau thông qua một tổng đài IP duy nhất. Một thực tiễn tốt là tập trung các mạng của một quận để tạo ra một giải pháp dự phòng trong trường hợp hệ thống ngừng hoạt động. Điều này có thể được thực hiện bằng cách triển khai các tổng đài IP riêng biệt trong mỗi trường học và sau đó kết nối chúng với một tổng đài IP trung tâm bằng các trung kế SIP ngang hàng. Khi việc này được thực hiện, tổng đài IP của mỗi trường sẽ có thêm một tuyến đường đến được định cấu hình để sử dụng một đường trục SIP duy nhất trong trường hợp mạng chính bị gián đoạn.
DID, IVR, ưu tiên lưu lượng truy cập với các mẫu cuộc gọi và cài đặt các mạng có khả năng xử lý sự cố tập trung là những phương pháp cần thiết để hỗ trợ chiến lược cuộc gọi đến của trường. Bằng cách sử dụng đúng các mẹo này, bạn có thể tạo mạng lưới liên lạc hỗ trợ hoạt động của trường học, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và cho phép phụ huynh, học sinh và các thành viên cộng đồng liên lạc với những người phù hợp nhanh hơn.
Muốn tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng Grandstream cho mạng lưới trường học K-12? Hãy xem hướng dẫn triển khai toàn diện của chúng tôi .
