Trong hệ thống chăm sóc khách hàng, bán hàng và hỗ trợ kỹ thuật, tổng đài điện thoại (Call Center) đóng vai trò trung tâm trong việc ghi nhận và xử lý thông tin liên lạc.
Để quản lý hiệu quả nguồn dữ liệu này, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm cài đặt trên máy tính chuyên dụng để lưu trữ dữ liệu từ tổng đài.
Những phần mềm này giúp lưu lại lịch sử cuộc gọi, ghi âm, phân loại khách hàng, và đồng bộ dữ liệu với hệ thống CRM, mang lại khả năng theo dõi, phân tích và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu tổng đài
- Tự động ghi âm và lưu trữ toàn bộ cuộc gọi đến và đi.
- Quản lý dữ liệu tập trung, tránh thất lạc hoặc trùng lặp thông tin.
- Dễ dàng truy xuất lịch sử liên lạc, hỗ trợ xử lý khiếu nại nhanh chóng.
- Tối ưu hiệu suất nhân viên tổng đài, thông qua thống kê và báo cáo chi tiết.
- Tăng bảo mật và tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu khách hàng.
3. Top 5 phần mềm lưu trữ dữ liệu từ tổng đài trên máy tính phổ biến
3.1. 3CX Phone System
3CX là phần mềm tổng đài IP PBX hiện đại, có khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu cuộc gọi trực tiếp trên máy tính.
- Tính năng nổi bật:
- Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi tự động.
- Báo cáo chi tiết thời lượng, số lần gọi, và người thực hiện.
- Dễ dàng tích hợp CRM (HubSpot, Zoho, Salesforce…).
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hệ thống quản lý cuộc gọi toàn diện.
3.2. Asterisk PBX
Asterisk là phần mềm mã nguồn mở mạnh mẽ, được sử dụng để xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ và lưu trữ dữ liệu cuộc gọi.
- Tính năng nổi bật:
- Ghi âm cuộc gọi, lưu dữ liệu vào máy chủ hoặc máy tính cục bộ.
- Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp.
- Hỗ trợ nhiều giao thức VoIP và analog.
- Phù hợp: Doanh nghiệp kỹ thuật, nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.
3.3. FreePBX
FreePBX là giao diện quản trị của Asterisk, giúp người dùng cài đặt và quản lý tổng đài dễ dàng hơn.
- Tính năng nổi bật:
- Quản lý lịch sử, ghi âm và báo cáo cuộc gọi.
- Giao diện web trực quan, thân thiện.
- Cho phép lưu dữ liệu trực tiếp về máy tính hoặc máy chủ riêng.
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, trung tâm chăm sóc khách hàng.
3.4. Grandstream UCM Series (UCM6300 / UCM6200)
Đây là hệ thống tổng đài IP chuyên dụng, đi kèm phần mềm quản lý cài trên máy tính do Grandstream phát triển.
- Tính năng nổi bật:
- Tự động lưu trữ và phân loại dữ liệu cuộc gọi.
- Tạo báo cáo hiệu suất tổng đài theo thời gian thực.
- Hỗ trợ sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hoặc server riêng.
- Phù hợp: Doanh nghiệp, khách sạn, bệnh viện, trung tâm CSKH.
3.5. Yeastar P-Series PBX System
Yeastar cung cấp hệ thống tổng đài tích hợp phần mềm quản lý và lưu trữ dữ liệu chuyên nghiệp.
- Tính năng nổi bật:
- Ghi âm cuộc gọi, lưu trữ và xuất dữ liệu ra file CSV/MP3.
- Đồng bộ dữ liệu với phần mềm CRM, ERP.
- Hệ thống bảo mật cao, phân quyền người dùng chi tiết.
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn, môi trường yêu cầu bảo mật cao.
Bảng so sánh nhanh các phần mềm lưu trữ dữ liệu tổng đài
| Tên phần mềm | Nền tảng | Tính năng chính | Mức độ bảo mật | Đối tượng phù hợp |
|---|---|---|---|---|
| 3CX | Windows / Linux | Lưu trữ, ghi âm, tích hợp CRM | Cao | Doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Asterisk PBX | Linux | Mã nguồn mở, linh hoạt | Cao | Doanh nghiệp kỹ thuật |
| FreePBX | Windows / Linux | Giao diện dễ dùng, báo cáo chi tiết | Trung bình – Cao | Doanh nghiệp nhỏ |
| Grandstream UCM | Windows | Lưu trữ tự động, báo cáo theo thời gian thực | Rất cao | Tổ chức lớn |
| Yeastar P-Series | Windows / Linux | Ghi âm, bảo mật, đồng bộ CRM | Rất cao | Doanh nghiệp lớn |
Việc sử dụng phần mềm cài đặt trên máy tính để lưu trữ dữ liệu từ tổng đài giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin khách hàng, giám sát chất lượng dịch vụ, và bảo mật dữ liệu tối đa.
Tùy vào quy mô và nhu cầu cụ thể, các lựa chọn như 3CX, Asterisk, FreePBX, Grandstream UCM, hoặc Yeastar đều mang lại giải pháp chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí.
